Hoe werkt de CiPiObox pakketautomaat?

Wie stelt de vraag? Oftewel; waarvoor wordt de pakketkast gebruikt?

We krijgen de vraag om een pakketautomaat uit diverse hoeken gesteld. Het zijn vaak VvE’s, eigenaren of beheerders die naar een oplossing zoeken voor het gedoe met pakketjes in appartementencomplexen. Maar daarnaast zien we ook (E-)shops die hun service willen uitbreiden met afhaalmogelijkheden, vakantieparken, campussen of bijvoorbeeld (bedrijven met) grote bedrijfsterreinen.

Het maakt in het gebruik nogal verschil of je een CiPiObox wil gebruiken om je klanten ook na sluitingstijd nog bestellingen af te kunnen laten halen bij je shop, of dat je in een appartementencomplex woont en gewoon iets wil laten thuisbezorgen. Aangezien deze laatste voor CiPiO de grootste gebruikersgroep is, concentreren we ons daarop in dit artikel.

Komt de pakketautomaat binnen of buiten?

Als we de vraag krijgen voor het plaatsen van een CiPiObox bij een appartementencomplex zijn er best wat factoren die bepalen hoe de oplossing eruit kan zien. Zo is het allereerst van belang of de kast binnen of buiten komt te staan. Deze twee varianten van de CiPiObox zien er weliswaar hetzelfde uit, maar er zijn zeker een aantal verschillen (die tevens resulteren in een hogere prijs). De buitenkast is weerbestendig, heeft inbraakwerende(r) deuren en wordt geplaatst op betonnen voetjes die in het straatwerk worden verzonken.

Voor een buitenkast is het overigens wel van belang te weten of deze op eigen grond staat. Maar ook als het een zichtlocatie betreft kan voor een gemeente aanleiding zijn voor een vergunningsaanvraag. Het is voor de toekomstige gebruiker daarom altijd belangrijk dit eerst te achterhalen!

Hoe groot moet de pakketautomaat worden?

Dit is natuurlijk een belangrijke vraag die beantwoord moet worden. Je wil niet dat de kast overvol raakt en er niks meer bij kan, maar ook niet dat hij te groot (en daarmee te duur) is! Idealiter ken je het aantal pakketjes dat er op een gemiddelde dag wordt afgeleverd… Maar dat soort informatie is maar nauwelijks te achterhalen. Zeker niet bij grotere complexen.

We gebruiken daarom een theoretische “gouden formule” waarmee we een inschatting maken van het aantal benodigde vakken, gebaseerd op het aantal bewoners in een bepaald complex. Daarnaast is de samenstelling van de bewoners ook een serieuze factor. Studenten of jonge gezinnen bestellen nu eenmaal meer dan ouderen. Maar gemiddeld over een jaar genomen (met drukke en minder drukke dagen) komen we meestal heel aardig uit.

Weten we het aantal benodigde lockers, dan weten we ook uit hoeveel kolommen de CiPiObox gaat bestaan. Dit is de laatste factor die van belang is, want er moet natuurlijk wel (een goed bereikbare) plaats zijn waar de pakketautomaat kan staan.

White label pakketautomaat

De CiPiObox is een z.g. White Label of agnostische pakketautomaat. Dat betekent dat alle pakketdiensten erin kunnen afleveren! En dat is handig, want zo stijgt de slagingskans van een aflevering richting 100%. We zijn helemaal onafhankelijk van welke bezorgdienst ook. Eigenlijk zetten we met de CiPiObox dus een soort tweede brievenbus neer, maar dan voor pakketjes. Omdat de kast intuïtief bediend wordt en meertalig is, kan elke willekeurige bezorger er eenvoudig mee aan de slag.

Als de bezorger zich met een pakketje meldt bij de CiPiObox kan hij de barcode scannen, waarna wij direct checken of er een match is met een (geregistreerde) bewoner. Vaak weten we dan ook al welk formaat het pakket heeft en openen we de juiste maat locker. Lukt het scannen niet? Dan kan de bezorger eenvoudig via het scherm zoeken en ook de juiste vakgrootte kiezen.

Hoe weet ik dat er een pakketje voor mij is afgeleverd in de pakketautomaat?

Als er een bezorger komt met jouw pakketje, wil je ook dat hij het veilig kwijt kan in de kast en dat jij daar een berichtje van ontvangt! Net als bij de intercom gebruiken we hiervoor wat persoonlijke gegevens. Zo kan de bezorger het pakket correct voor jou afleveren en krijg jij netjes bericht van CiPiO dat het klaarligt. In dit bericht staat een éénmalige, unieke pincode om de betreffende locker te openen. Natuurlijk werken we helemaal volgens de Europese privacywet (AVG) en zijn al je persoonlijke gegevens veilig bij ons.

Sta je niet geregistreerd, dan gaat dit dus niet lukken. Als de bezorger zijn werk netjes doet belt hij vervolgens aan, maar de praktijk is vaak helaas wat weerbarstiger… We hameren er bij de plaatsing daarom altijd op dat de pakketautomaat pas echt een succes kan worden als alle bewoners meedoen!

En wat als er iets misgaat…? De moderator is onmisbaar

Mutaties in het bewonersbestand, pakketjes die blijven liggen, een verkeerd afgeleverd pakket, een leeg vak aangetroffen… Het zijn maar wat gebeurtenissen uit de praktijk die allemaal opvolging nodig hebben. En dat wordt nogal eens vergeten bij het selecteren van een pakketautomaat. Deze opvolging vatten we bij CiPiO samen onder de noemer “moderatortaken”. Vaak is er een beheerder of conciërge op locatie aanwezig die deze taken op zich kan nemen en waar bewoners terecht kunnen. Een moderator krijgt hiervoor de beschikking over een eigen dashboard waarin hij alle transacties op een kast kan inzien en beheren. Geen moderator beschikbaar? Geen nood, CiPiO kan deze (tegen meerprijs) keurig uitvoeren.

Nieuwsgierig geworden of de CiPiObox pakketautomaat iets voor jullie is? Vraag gerust vrijblijvend advies bij ons aan!